Carimbos para Controlo de Qualidade: Conforme/Não Conforme, Aprovado e Rastreabilidade

Quem trabalha em qualidade sabe que grande parte do trabalho não acontece no ecrã de um computador, acontece numa ficha de inspeção em papel, presa a uma prancheta, ao lado de uma linha de produção ou de uma zona de receção de mercadoria. É aí que um carimbo bem pensado poupa segundos que, multiplicados por centenas de registos por semana, se tornam horas.

O problema é que quem procura online por este tipo de carimbo costuma encontrar duas coisas: carimbos genéricos de "aprovado" a vermelho, tipo clipart de apresentação, ou nada de específico para o processo real de uma fábrica ou armazém. Este artigo é sobre os carimbos que uma equipa de qualidade e produção realmente usa, e como os personalizar ao processo exato da tua empresa.

Porque é que o papel ainda sobrevive num mundo de sistemas digitais

Faz sentido perguntar: com ERPs, sistemas de gestão de qualidade em software e leitores de código de barras por todo o lado, porque é que uma ficha de receção ainda anda de prancheta em prancheta? Há razões concretas:

Numa auditoria ISO, o auditor quer ver evidência física de que a inspeção aconteceu, no momento em que aconteceu, não um registo introduzido no sistema meia hora depois com a memória fresca (ou não). Em ambientes de produção com pó, óleo ou humidade, um tablet ou uma impressora térmica sofrem muito mais do que uma folha e um carimbo. E há ainda o fator velocidade: para quem está a inspecionar uma peça a cada trinta segundos numa linha, abrir um sistema, escolher o campo certo e gravar é mais lento do que estender a mão e carimbar.

Por isso, mesmo em empresas com sistemas digitais avançados, o carimbo continua a fazer parte do processo, normalmente como primeira camada de registo, antes de a informação ser passada para o sistema.

Carimbos de controlo de qualidade, fase a fase

Receção de matéria-prima e fornecedores

O primeiro ponto de controlo de qualquer cadeia de produção, seja indústria alimentar, metalomecânica, têxtil ou farmacêutica. Uma ficha de receção típica tem vários campos a confirmar de uma só vez, e um carimbo com quadrículas de verificação, para assinalar com uma cruz, resolve isso num único gesto:

• Quantidade conforme ao documentado na guia de remessa: C / NC

• Rotulagem conforme: C / NC

• Validade dentro do prazo aceite: C / NC

• Integridade da embalagem: C / NC

• Certificado de análise anexado, sim ou não

• Fornecedor aprovado ou fornecedor a reavaliar

Inspeção em processo

Ao longo da linha, o controlo já não é sobre o que entrou, é sobre o que está a sair naquele momento:

• Inspeção visual: C / NC

• Inspeção dimensional: C / NC

• Primeira peça aprovada (o que em muitas fábricas se chama first article inspection)

• Amostra retida, com espaço para lote e data

• Parâmetros de processo dentro do especificado: C / NC

Embalagem e expedição

A última barreira antes de o produto sair da fábrica ou do armazém, onde um erro custa muito mais caro de corrigir do que uma fase mais atrás:

• Quantidade conforme: C / NC

• Pronto a expedir ou retido

• Pallet completo ou incompleto

• Inspeção final antes de expedição: C / NC

Não conformidades e quarentena

O momento em que algo falhou e precisa de ficar sinalizado de forma inequívoca, para que ninguém, por engano, deixe seguir em frente algo que devia estar parado:

• Produto em quarentena

• Sob investigação

• Reprovado, com espaço para indicar o destino: reprocesso, devolução ou abate

• Ação corretiva aberta

Rastreabilidade: lote, data e número de série

Aqui entra um produto que já temos e que, por algum motivo, passa despercebido a muita gente: carimbos automáticos datadores e numeradores, feitos precisamente para isto. O datador marca a data completa (dia, mês, ano) com um mecanismo rotativo que se ajusta na hora, sem precisares de imprimir nada de novo a cada mudança de dia. O numerador faz o equivalente com dígitos numéricos, ideal para numerar lotes ou documentos em sequência. Os dois têm entintagem automática incorporada, pensados para aguentar uso repetitivo ao longo de um turno inteiro sem perder nitidez.

• Lote nº

• Data de fabrico e data de validade

• Número de série

Documentação e auditoria

Para quem gere um sistema de gestão da qualidade e lida com controlo documental, o problema é outro: garantir que ninguém está a trabalhar a partir de uma versão errada de um procedimento:

• Cópia controlada ou cópia não controlada

• Documento obsoleto

• Revisto por / Aprovado por, com espaço para data e iniciais

Manutenção e calibração de equipamentos

• Equipamento calibrado, com espaço para indicar a próxima calibração

• Equipamento fora de serviço

Nem toda a empresa faz qualidade da mesma forma, e o carimbo acompanha isso

A lista acima cobre os modelos mais pedidos, mas seria impossível listar todas as combinações possíveis, porque cada empresa acaba por desenvolver a sua própria terminologia e os seus próprios campos ao longo dos anos. Uma fábrica de componentes automóveis não regista os mesmos campos que um armazém de produtos farmacêuticos, e está tudo bem: envias-nos o texto exato, os campos e as quadrículas que o teu processo já usa em papel, e replicamos isso em carimbo. Não precisas de adaptar o teu processo a um modelo genérico.

Que modelo escolher?

Numa linha de produção ou zona de receção onde um carimbo pode passar pelas mãos de várias pessoas dezenas de vezes por turno, o carimbo automático é a escolha certa: tinta incorporada, sem almofada solta a perder-se ou a secar, e uma base de borracha de alta definição que continua a marcar com nitidez mesmo depois de milhares de utilizações.

Para carimbos usados com menos frequência, como os de auditoria documental ou calibração de equipamentos, um modelo manual com almofada à parte continua a ser uma opção válida e mais económica.

Como encomendar

Envias-nos o texto e o layout que precisas, incluindo os campos, as quadrículas e a ordem exata que fazem sentido para o teu processo, e recebes sempre uma maquete gratuita para aprovares antes de avançarmos para a produção. Enviamos para todo o país e também para fora de Portugal, com portes grátis em encomendas nacionais acima de 50€.

Se o teu departamento precisa de vários carimbos para diferentes fases do processo, receção, inspeção, expedição e não conformidade, por exemplo, junta tudo num único pedido: sai mais em conta por unidade e chega tudo de uma vez, o que evita andar a coordenar encomendas separadas para cada posto de trabalho.

Perguntas frequentes

Conseguem fazer um carimbo com quadrículas para assinalar conforme/não conforme? Sim, é um dos formatos mais pedidos por equipas de qualidade. Enviamos sempre uma maquete para confirmares o layout exato, incluindo o tamanho das quadrículas, antes de avançarmos para produção.

Fazem carimbos personalizados para o processo específico da minha empresa, mesmo que não esteja nesta lista? Sim. Os modelos descritos acima são os mais comuns, mas não são os únicos possíveis. Envia-nos o texto e os campos que usas atualmente em papel e adaptamos o design a isso.

Um carimbo substitui um sistema de código de barras para rastreabilidade? Não, e não é essa a intenção. Para rastreabilidade automatizada com número de série único por unidade, o código de barras continua a ser a ferramenta certa. O carimbo funciona bem como primeira camada de registo em papel, rápida e sem depender de impressora, rede ou software.

Trabalham com empresas que têm sistema de gestão da qualidade certificado, tipo ISO 9001? Sim, vários dos nossos clientes de produção e logística usam este tipo de carimbo como parte do controlo documental do dia a dia.

Vale a pena encomendar vários carimbos ao mesmo tempo para o meu departamento? Sim, tanto pelo custo por unidade como pela conveniência de ter tudo pronto de uma vez, em vez de andar a fazer encomendas avulsas cada vez que falta um carimbo num posto de trabalho.